Hier verlieren Sie in Ihrem Unternehmen viele Euros durch Unordnung
Unordnung – Die fiese Krake in Ihrem Unternehmen
Prüfen Sie alle Bereiche des Unternehmens auf Unordnung (Checkliste unten auf der Seite).
Darf ich mich vorstellen?
Ich bin die fiese Krake Unordnung und ziehe Dir das Geld aus der Tasche!
Unordnung versteckt sich überall in einem Unternehmen, auch an Stellen, wo Sie das gar nicht vermuten. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wo sich Unordnung verbirgt und erfahren Sie, wie Ihnen dadurch wertvolle Euros verloren gehen. Am Ende dieses Beitrages finden Sie eine Checkliste, mit der Sie die problematischen Bereiche Ihres Unternehmens prüfen und so die Unordnung nach und nach auflösen können.
Bei einem meiner letzten Kundenbesuche kam ich in das Büro des Geschäftsführers. Was ich dort sah, hat mich ein bisschen schockiert und mich zu diesem Beitrag inspiriert. Der Schreibtisch war voller Akten und auch sonst sah das Büro nicht wirklich gut aus. Ein Platz, an dem die Inspiration buchstäblich in den Akten ertrinkt.
Die Übung: Unordnung und Wahrnehmung
Da ich weiß, dass die eigene Wahrnehmung oft nicht mit der Wahrnehmung eines Kunden oder Besuchers übereinstimmt, habe ich meinen Kunden zu einer kleinen Übung überredet. Er war sichtlich irritiert und wusste nicht, was auf ihn zukommt – aber er war mutig!
Wir gingen aus dem Büro, ich machte die Tür zu und bat ihn, die Augen zu schließen. Wir warteten 1 Minute und ich führte ihn mit zunächst noch verschlossenen Augen in das Büro zurück. Dann bat ich ihn, die Augen zu öffnen.
Genau das war der Perspektivwechsel, der notwendig war! Die Wahrnehmung des Kunden hatte sich komplett verändert. Vorher war da eine stark verminderte Aufmerksamkeit auf das Büro. Durch diese kleine Übung erhöhte sich die Aufmerksamkeit extrem und er nahm die Unordnung wahr. Er lernte, mit anderen Augen zu sehen, nämlich mit den Augen eines Besuchers oder den Augen eines Kunden.
Lernen Sie, mit den Augen Ihres Kunden oder Besuchers zu schauen –
egal, wo Sie in Ihrem Unternehmen sind.
Sie können diese Übung gern auch einmal allein in Ihrem Zimmer oder Betrieb machen. Sie werden erstaunt sein, wie sich der Blickwinkel auf Ihre Ordnung ändert, und das kann sehr heilsam sein. Aber es fordert Sie auch förmlich dazu auf, Veränderungen hin zu mehr Ordnung vorzunehmen.
Unordnung im Fokus
In den Stapeln, übrigens auch in langen To-do-Listen, steckt der Muff vieler Wochen und Monate, hier stapeln sich die nicht gemachten Handgriffe, die nicht getroffenen Entscheidungen und die nicht erledigten Aufgaben.
Ganz genau: Hier stapeln sich die nicht gemachten Handgriffe, die nicht getroffenen Entscheidungen und die nicht erledigten Aufgaben.
Und ganz genau – so entsteht Unordnung.
Nicht gemachte Handgriffe
Ordner, die wir einmal an den Arbeitsplatz geholt haben und von denen wir glauben, dass wir sie am nächsten Tag noch einmal benötigen. Häufig stehen sie dann tage- und wochenlang auf dem Boden oder auf Aktenböcken.
Nicht getroffene Entscheidungen
Wir tun uns schwer, eine Entscheidung zu treffen und setzen sie auf eine To-do-Liste oder legen sie in eine Mappe zur späteren Entscheidung. Termine werden häufig weiter und weiter und weiter gesetzt, ohne dass etwas passiert.
Nicht erledigte Aufgaben
Hier gilt dasselbe wie bei Entscheidungen. Auch unerledigte Aufgaben landen häufig auf To-do-Listen und verschwinden auf Nimmerwiedersehen in irgendwelchen Mappen. Meist bleibt dann nur ein: „Da war doch mal so ein Vorgang …“
Unordnung kostet Sie bares Geld
So etwas fängt bei einem Schreibtisch an und legt sich dann unter Umständen wie eine fiese Krake auf eine Abteilung oder sogar auf ein ganzes Unternehmen. Und das kostet bares Geld, hier 5 Euro durch zu langes Suchen, da 5 Euro, allein durch die Gedanken: „Verdammt, habe ich schon 3 x auf dem Tisch gehabt, egal, schiebe ich noch einmal weiter.“ Und wieder keine Entscheidung getroffen!
Unordnung kostet Sie bares Geld. Und das summiert sich insgesamt zu einem ansehnlichen Betrag.
Viele Bereiche eines Unternehmens sind von Unordnung betroffen
Im weiteren Verlauf dieses Beitrages habe ich nun für Sie viele Bereiche in einem Unternehmen zusammengestellt, in denen Unordnung herrschen kann. Diese Bereiche sind teils kleinteilig und können mit einem Handgriff verbessert werden, teils sind sie aufwendig und sie bedürfen einer Strukturänderung.
Nehmen Sie es als Anregung, kleine Verbesserungen direkt umzusetzen oder um in die Planung für mehr Ordnung zu gehen.
Gern unterstütze ich Sie direkt vor Ort, per Telefon oder Zoom Call, dazu später mehr.
Unordnungsnester – allgemein
Sicherlich haben Sie schon einmal im Wald oder auf einem Parkplatz folgendes Phänomen beobachtet: Sie kommen an einem Tag an einer Stelle vorbei und beobachten, dass sich z. B. ein Müllsack dort befindet, 2 Tage später – schau mal an – sind es 2 Müllsäcke, dann kommt einen Tag später ein ausgedientes Möbelstück hinzu usw.
Das bedeutet, wenn einmal etwas an einen Platz gelegt wird, an den es nicht gehört, sammeln sich dort schnell immer mehr Sachen an – genau – weil dort Platz ist, und weil da ja sowieso schon etwas liegt.
Und das ist sehr gefährlich!
Das ist so im privaten oder im geschäftlichen Bereich.
Privater Bereich
Hier sind es insbesondere Ecken zwischen Schränken und Wänden, in die allerlei Kram gestellt wird. Häufig ist es so etwas wie eine unterschwellige Faulheit; der Weg zurück in den Keller ist zu weit: „Das stelle ich doch einfach mal hier ab, nehme ich dann bei nächsten Mal mit.“ Das nächste Mal gibt es nicht und es wird mehr und mehr.
Geschäftlicher Bereich
Hier sind es insbesondere freie Flächen, die mit Papieren belegt werden, häufig werden auch Aktenordner, die man evtl. morgen noch mal braucht, nicht an den Platz zurückgestellt, an den sie gehören.
Wichtig: Dieser Prozess läuft meist unterbewusst ab und unterliegt keiner bösen Absicht, sondern entspricht einer Unaufmerksamkeit, die jedoch fatale Folgen nach sich ziehen kann.
Denn häufig werden sich, wie oben schon angedeutet, immer mehr Sachen, Ordner, Papiere dort ansammeln, und plötzlich sind es dann so viele, dass es einer großen Aktion mit hohem Zeit- und Energieaufwand bedarf, um sie wieder zu beseitigen.
Unordnung im Aussenbereich
Der Außenbereich ist der erste Bereich, den die Mitarbeiter, die Kunden und Anlieferer zu sehen bekommen. Gerade dieser Bereich hat daher eine besondere Bedeutung. Hier erhalten alle Mitarbeiter und Besucher den wichtigen ersten Eindruck, wie es im Unternehmen zugeht und mit wie viel Sorgfalt investiert wird in Produktion, Dienstleistung und Kunden.
ACHTUNG!
Dieser Bereich wird nicht bewusst, sondern mehr als eine vage Ahnung wahrgenommen:
„Hier bin ich gut aufgehoben, hier weiß man mich zu schätzen“
oder
„Wie sieht das denn hier aus, nein, da bringe ich mein Geld lieber woanders hin.“
Schauen wir uns den Bereich einmal näher an.
Die Gartenanlagen
Sind die Gartenanlagen gepflegt? Hat sich Papier darin gefangen? Wer ist dafür zuständig? Beobachten Sie sich selber sowie Ihre Mitarbeiter und Kollegen: Wer bückt sich, wer hebt etwas auf, wer übernimmt Verantwortung, auch wenn der Zustand nicht durch ihn selbst verursacht worden ist? So findet man schnell heraus, wer ein wertvoller Mitarbeiter ist.
Das Firmenschild
Ist das Firmenschild noch aktuell? Ist es sauber? Welche Änderungen haben sich ergeben? Stimmt das Logo, die Telefonnummer usw. noch?
Manchmal klebt ein Papierschild mit der neuen Telefonnummer über der veralteten Nummer. Das sieht sehr schnell sehr hässlich aus.
Die Aussenklingel
Wenn es eine Außenklingel gibt, steht hier der richtige Firmenname darauf? Firmen werden umbenannt, das alte Schild bleibt kleben. Häufig sind Namensschilder vergilbt, kaum leserlich und sehen schmutzig aus.
Der Eingangsbereich – aussen
Wie ist der Eingangsbereich gestaltet? Allzu häufig stehen Raucher im Eingangsbereich und blasen einem Kunden oder Anlieferer erst einmal Nikotin ins Gesicht. Auch wenn zeitweise kein Raucher vor der Tür steht, stinken Eingangsbereiche oft erbärmlich nach Zigarettenrauch. Klären Sie das!
WICHTIG!
Wenn Raucher vor der Tür stehen, denken viele Besucher: „Die haben wohl nichts zu tun“, oder „Die verdienen ihr Geld mit Rauchen“. Wenn ein Neukunde kommt, könnte er denken: „Ich bezahle die doch nicht mit meinem wertvollen Geld fürs Rauchen“, sich augenblicklich umdrehen und zur Konkurrenz gehen.
Raucher haben im Eingangsbereich eines Unternehmens NICHTS zu suchen. Das ist abstoßend und geschäftsschädigend.
Der Hinterhof
Im Hinterhof eines Unternehmens werden oft Dinge abgestellt, die kaputt und nicht mehr zu gebrauchen sind. Alte Paletten, defekte Fahrräder, all das, was man nicht mehr benötigt. Auch Mitarbeiter stellen da häufig Kram ab, den sie nicht selbst entsorgen wollen – alles schon gesehen! Das sollten das so schnell wie möglich entsorgen!
Die Aussenfenster
Auch die Außenfenster haben eine besondere Bedeutung: Sind sie sauber oder vertragen sie wieder mal eine Reinigung? Sie sollten dem Reinigungsdienst sagen, dass er die Fenster 1 x mehr im Jahr putzen soll!
Tipp: Fenster als Werbefläche nutzen
Die Fenster in Richtung Öffentlichkeit können Sie auch als Werbefläche nutzen, z. B. wenn Sie eine Folie mit Ihrem Firmennamen und Logo im unteren Bereich des Fensters anbringen. Achten Sie darauf, dass Sie dabei dem Raum kein Licht nehmen. Wenn Ihnen das Gebäude gehört, ist das sicherlich einfacher; wenn Sie die Räumlichkeiten gemietet haben, bedarf es vermutlich der Zustimmung des Vermieters.
Fazit: Unordnung im Aussenbereich
Der Außenbereich Ihres Unternehmens ist also wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens. Unordnung sollten Sie dort auf gar keinen Fall akzeptieren, denn Mitarbeiter, Anlieferer und insbesondere Kunden nehmen diesen Bereich unbewusst auf.
Hier fällt die Entscheidung für Ihre Mitarbeiter, wie sie sich auch innerhalb der Firma und in der Einstellung zum Unternehmen verhalten. Anlieferer könnten sich negativ über die Firma äußern, kaufwillige Kunden zur Konkurrenz gehen. Deshalb achten Sie im 1. Schritt auf Ordnung und Sauberkeit im Außenbereich.
Denken Sie daran, dass sich die fiese Krake Unordnung die Euros mit ihren Tentakeln aus Ihrem Unternehmensgewinn angelt.
Unordnung im Innenbereich
Nach dem Außenbereich ist der nächstwichtige Bereich in einem Unternehmen der Empfangsbereich. Hier wird dem Mitarbeiter, Anlieferer oder Kunden die Philosophie des Unternehmens nähergebracht. Auch hier ist Ordnung und Sauberkeit in erster Linie wichtig, denn das sind die sichtbaren Anzeichen für ein funktionierendes Unternehmen.
Der Empfangsbereich – innen
Die meisten Empfangsbereiche, die ich von Firmen kenne, sind in einem akzeptablen Zustand. Aber auch hier gibt es natürlich Kleinigkeiten, die verbessert werden können.
Gibt es schmutzige Kaffeetassen, die zu sehen sind? Angeranzte Joghurtbecher geben ein schlechtes Bild ab, genauso wie angebissene Brote und Brötchen.
Gibt es eine Tafel oder ein Schild mit dem Hinweis:
„Herzlich Willkommen bei der Firma XY“?
Wenn es einen Empfangsmitarbeiter gibt, sollte ein Namensschild an der Kleidung angebracht sein, damit ein Besucher weiß, mit wem er redet.
Oder ein Schild am Empfang: „Sie sprechen mit Frau/Herrn X“.
Bitte denken Sie darüber nach, in diesem Bereich eine Serie von Bildern Ihres Unternehmens auf einem digitalen Bilderrahmen anzuzeigen, z. B. mit Ihren Produkten, Hinweisen auf Dienstleistungen, Ihren Produktionsstätten usw., das verkürzt mögliche Wartezeiten und macht den Kunden neugierig auf Ihr Unternehmen.
Hier wäre es auch möglich, einen Aufsteller mit Flyern zu platzieren.
Der Küchenbereich
Der Küchenbereich oder die Pantry wird häufig schlecht behandelt, weil keine Verantwortlichkeit festgelegt worden ist. Meist wird es der Reinigungskraft überlassen, die Küche zu säubern. Allerdings sieht es den Tag über schlimm aus.
Wenn hier jeder ein bisschen darauf achtet, sollte das schon in kurzer Zeit kein Problem mehr darstellen. Wenn das nicht klappt, legen Sie in Ihrem Unternehmen Verantwortlichkeiten fest.
Räume mit Publikum – z.B. Kunden und Anlieferer
ACHTUNG! GANZ, GANZ WICHTIG!
Alle Räumlichkeiten, die Betriebsfremde betreten, sollten in einem absoluten TIPPTOPP-Zustand sein. Bitte überzeugen Sie sich als Verantwortlicher persönlich mehrfach pro Woche oder pro Monat von dem Zustand der Räume. Alles, was sich nicht in einem Top-Zustand befindet, ist nicht akzeptabel, geschäftsschädigend und sollte sofort abgestellt werden.
Schwarze Bretter und Magnettafeln
Gibt es ein schwarzes Bretter oder Magnettafeln in Ihrem Unternehmen? Kontrollieren Sie deren Aktualität! Häufig finden sich hier uralte Informationen, die keinerlei Bedeutung mehr haben. Klären Sie auch hier die Verantwortlichkeit dafür!
Hierzu eine Kundengeschichte:
Zuletzt war ich bei einem Kunden, der eine Magnettafel über seinem Schreibtisch hängen hatte. Darauf waren kreuz und quer Blätter mit Zetteln angeheftet. Welch eine Unruhe, die diese Tafel in den Raum gebracht hatte. Unglaublich!
Und jetzt kommt es:
Dort haben wir alle Blätter von der Tafel abgenommen und uns diese angeschaut! Das Ergebnis: Alle Blätter sind sofort im Müll gelandet. Alles veraltet! Alles nicht mehr relevant! Eine Einladung zu einem Geburtstag von vor mehr als einem Jahr. Ein alter Dienstplan …
Diese schwarzen Bretter und Magnettafeln sind häufig voll mit alten und uralten Informationen, die keine Relevanz mehr haben.
Sofort hat der ganze Raum ein völlig anderes Bild angenommen. Sofort hat der Raum eine Ruhe ausgestrahlt,
ja, hier konnte man jetzt wieder arbeiten.
Bitte überprüfen Sie sofort alle schwarzen Bretter und Magnettafeln und entfernen Sie alles, was nicht mehr relevant ist!
Kleine Übung:
Lassen Sie alles an der Tafel, gehen Sie aus dem Raum heraus. Kommen Sie wieder herein und nehmen wahr, wie der Raum auf Sie wirkt.
Nehmen Sie jetzt alles nicht mehr Relevante von der Tafel ab und machen dasselbe noch einmal: Raus aus dem Raum, rein in den Raum.
Es fühlt sich völlig anders an! Es fühlt sich so viel besser an.
Testen Sie es, Sie werden es sehen und vor allem werden Sie es spüren!
WICHTIGER HINWEIS:
Ratsam ist es, ein „VORHER-/NACHHER-Foto“ zu machen. So machen Sie Veränderung und Verbesserung sichtbar und dokumentieren Ihren Fortschritt.
Absolutes No-Go: „Witzige“ Bemerkungen und Zeichnungen
Ein energetischer Langzeit-Killer sind Sprüche wie:
„Durch Arbeit versaut man sich den ganzen Tag“
oder
„Das Leben ist (abgesehen von der Arbeit) sehr geil!“
Dazu gibt es dann noch Abbildungen von Schweinen, die sich im Dreck suhlen, Menschen, die in einer Hängematte liegen.
Achtung! Auch hier gilt noch einmal: So etwas gehört sich nicht und dies schon gar nicht NICHT in Räumen, die Betriebsfremde und Kunden zu Gesicht bekommen!
Natürlich kann man sagen: Hahaha, wie lustig! Aber bedenken Sie, dass sich ein solches Bild oder ein solcher Spruch, ich nenne es mal „auf unserer Festplatte“ einbrennt, und damit Tag für Tag ein paar Milli-Prozent von unserer Kraft wegnimmt und mehr und mehr davon auch ins Denken von Mitarbeitern übergeht.
Ganz ehrlich, möchten Sie, dass ein Mitarbeiter über das Unternehmen, das Sie geschaffen haben, denkt: „Hier versaue ich mir den ganzen Tag“? Wohl kaum!
Meine Empfehlung: Solche Bilder und Sprüche sofort abnehmen.
Sie sehen, auch hier greift Ihnen die fiese Krake Unordnung in Ihre Taschen.
Lassen Sie das nicht zu!
Machen Sie Ordnung!
Halten Sie Ordnung!
Fazit: Unordnung im Innenbereich
Denken Sie daran, auch im Innenbereich des Unternehmens mit den Augen der Kunden zu sehen. Hier sollten Sie insbesondere darauf achten, dass die Räume, zu denen Kunden Zutritt haben, in einem guten Zustand sind.
Dazu gehört auch die Entfernung von sogenannten „witzigen“ Sprüchen, die teilweise sogar Gossensprache beinhalten. Das ist geschäftsschädigend und schreckt Kunden ab. Der Kunden soll sich wohlfühlen, Ihnen vertrauen und das Gefühl haben, dass sein Geld in Ihrer Firma gut angelegt ist.
Geben Sie der fiesen Krake Unordnung keine Gelegenheit, Ihnen das Geld aus der Tasche zu ziehen. Denken Sie daran, dass Ihnen Unordnung neben einem finanziellen Verlust auch Zeit stiehlt und Ihnen Energie raubt.
Denken Sie daran, dass jeden Tag ein paar Milliprozent an Geld, Zeit und Energie bei alleen Mitarbeiter verloren geht und dass das Unternehmen dadurch geschwächt wir.
Lassen Sie das nicht zu!
5 Möglichkeiten zu Ihrer Unterstützung Ordnung, um dauerhaft Ordnung zu machen und Ordnung zu halten
Häufig werde ich gefragt, was denn im Moment die beste Lösung wäre, um Ordnung zu machen und dauerhaft zu halten. Nätürlich ist es nicht möglich, sofort die perfekte Lösung auf dem Schirm zu haben, denn es ist abhängig vom Ordnungstand, der Zeit, die zur Verfügung steht, und dem Willen nach Umsetzung. Deshalb habe ich hier 5 unterschiedliche Möglichkeiten zu Ihrer Unterstützung Ordnung ausgesucht und kurz beschrieben.
Bei den digitalen Produkten habe ich neben einer kurzen Beschreibung des Inhaltes den Preis dazu geschrieben, damit Sie direkt die wichtigsten Informationen hier im Blog erhalten.
Beim Coaching und dem „Vor Ort“ Termin ist es notwendig, dass wir vorher telefonieren, um die für Sie beste Lösung zu finden. Bitte nehmen Sie das kostenlose Telefonat gerne in Anspruch, Sie gehen keinerlei Verpflichtungen ein und bekommen vielleicht schon den ersten wichtigen und entscheidenden Tipp, der Ihnen hilft, Ordnung zu machen und Ordnung dauerhaft zu halten.
Die Soforthilfe – Der 7 Punkte Plan
Die PDF bietet Menschen, die eine Lösung für ihr Problem Ordnung suchen, eine einfache Anleitung zur schnellen Umsetzung vorwiegend für den privaten Bereich. Angebot 7 €
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Mein Buch „Ordnung im Kopf“
Das Buch bietet theoretische Gedanken wie auch praktische Übungen und viele Schritt für Schritt Anleitungen für alle, die tiefer ins Thema Ordnung einsteigen wollen und nach leicht umsetzbaren Schritten suchen. Das Buch hat über 300 Seiten, Preis ebook 9,99 €, Preis Taschenbuch 19,99 €.
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Coaching per Telefon oder Zoom
Sinnvoll ist ein Coaching meist, wenn schon viele Versuche gemacht worden sind, mehr Ordnung zu machen, aber die Erfolge ausgeblieben sind. Hier biete ich ein kostenloses Gespräch an, das ca. 45 Minuten dauert.
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Nervige und schwierige Arbeiten
Erfahrungsgemäß sind Arbeiten, die man nicht gerne macht, die größten Energiefresser. Bitte denken Sie einmal darüber nach, vor welchen Arbeiten Sie Angst haben und welche Arbeiten Sie so gar nicht machen möchten, vielleicht sogar hassen. Lassen Sie uns genau über diese Arbeiten reden. Wir finden eine Lösung, wie ich Sie unterstützen kann.
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Der „Vor Ort“ Termin – Die schnelle und nachhaltige Lösung
Sie sind es leid, immer zu suchen und nichts zu finden? Dann ist diese Lösung für Sie ideal. Ich komme zu Ihnen in Ihr Unternehmen oder nach Hause und wir machen „Klar Schiff“ für mehr Ordnung.
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Geben Sie der fiesen Krake Unordnung keine Chance!
Mit diesem Empfehlungen ist es mit Sicherheit leichter für Sie, mehr Ordnung in Ihr Unternehmen zu integrieren. Nutzen Sie die Hinweise, um Unordnung im Unternehmen aufzuspüren und schicken Sie die fiese Krake Unordnung zurück in die Tiefsee 😉
Sie erhalten hier nun die PDF zum download, um die Bereiche des Unternehmens auf Unordnung zu prüfen. Greifen Sie zum Klemmbrett, gehen Sie durch das Unternehmen und schreiben Sie die Orte auf, an denen die fiese Krake Unordnung ihr Unwesen treibt und Ihnen Ihr wertvolles Geld mit den häßlichen Tentakeln aus Ihrer Tasche zieht.
Ihnen alles Gute, viel Erfolg mit der Umsetzung aus diesem Blogbericht.
Ihr Thomas Borchert
PS:
Denken Sie daran:
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